こんにちは！ 野田理恵です。
今回はなんと初公開！わたしが実際に書いて送信した英文メールをシェアして解説します。 機密情報は削除させていただいてますがビジネスシーンの空気をリアルに感じていただけるかと。^^ 会議をセットアップする際のテンプレートとして使ってくださいね。()カッコ内は注意書きです。
それでは早速 let's go!
【状況】
会議を設定してチームで発注書を確認したい
PART 1: 会議資料送付（前フリ）
Subject line: [REVIEW PLS] (action item) XXX (client code) - xxx (main discussion topic)
Attached: a copy of the WO
Hi all,
Wanted to check in with you about XXX. xxxxxxxx (sharing assumptions here)
Also, I noticed that xxxxxxxxx (bringing up another point to discuss). Why don’t we review the WO (abbreviation for Work Order) together – I happen to find new stuff here and there but there may be more. 😊 Will schedule a 30-min call this week.
Thank you,
(Your name)
PART 2: 会議のインビテーション (meeting invite)
Subject line: XXX (client code) - xxx (main discussion item)
Attached: the PART 1 email
Hi all,
This is to review the WO for XXX (indicate the main topic of this call).
Please feel free to forward this to anyone I may have missed.
Thank you,
(Your name)
会議資料や事前調査の必要ない会議だったらPART 2だけで十分です！
今回はおススメしたいテクニックに絞って解説しますね。
PART 1: 会議資料送付（前フリ）
Subject line: [REVIEW PLS] (action item) XXX (client code) - xxx (main discussion topic)
件名を読んだだけで何のメールか分かるようにしましょう！
日本語で一般的な「○○につきまして」という件名は英語だといまひとつ具体性に欠けます。
[REVIEW PLS] (action item)
これやってお願い！のアクション。PLSは「PLEASE」の省略形（件名が長いとき使用）。
読んで！だったら [PLEASE READ] 、至急は[URGENT]などと書くとわかりやすい。
締め切りがあるときは[DUE XX]と日付や時間を明記することも。
XXX (client code)
クライアントやプロジェクト名
xxx (main discussion topic)
ここで初めて「○○につきまして」
例：スズキ商事のマスクの発注書について（締め切り 6/10）
[DUE JUN 10] SUZUKI TC - Face Cover WO
WOはwork order（発注書）の省略形
PART 2: 会議のインビテーション (meeting invite)
This is to xxx.
必ず「この（会議は）～をするためのものです」と主旨を明記
前述のスズキ商事を使うと
This is to review the face cover WO from Suzuki TC.
Please feel free to forward this to anyone I may have missed.
他の人たちも必要に応じて呼んでね！というときの定番表現です。
ぶっちゃけ件名さえハッキリしていれば本文は多少雑でも構わないとわたしは思ってます．．．だって本文はまず拾い読みされるから。^^;
ビジネスシーンは皆さんとにかく忙しない。件名で内容がほぼ分かるメールを心がけるとレスポンスが早くなりますよ！